EFEKTIVITAS SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KEPEGAWAIAN

Lakukan review terhadap jurnal terkait dan isilah format review, berikut:

 

1.    Latar Belakang Masalah Penelitian :

Organisasi merupakan salah satu unsur pendukung pelaksanaan fungsi manajemen. Untuk menindak lanjuti terselenggaranya proses pembangunan yang sejalan dengan prinsip tata pemerintahan yang baik (Good Governance and Good Government), pemerintah berkewajiban untuk mengembangkan dan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk meningkatkan kemampuan mengelola data dan informasi, dan menyalurkan informasi tersebut secara cepat. Sistem informasi di pemerintahan berfungsi untuk membantu kelancaran tugas yang menjadi unsur pendukung dalam pelaksanaan fungsi dari manajemen. Pemanfaatan teknologi informasi dapat meningkatkan efektifitas berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemprose- san, serta ketelitian dan kebenaran infor- masi (validitas) yang dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi. Keseluruhan komponen atau subsistem yang menggerakkan sistem informasi itu dapat terlaksana sesuai rencana.

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada, karena pegawai merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik.

Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja secara keseluruhan. Badan kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia Kota Pekanbaru memberikan pelayanan administrasi kepegawaian berkaitan erat dengan Sistem Informasi Manajemen yang ada, fungsi database SIMPEG bukan hanya untuk kepentingan internal Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru, melainkan juga untuk kepentingan seluruh aparatur di Kota Pekanbaru.

 

2.    Tujuan Penelitian :

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui efektivitas SIMPEG pada BKPSDM Kota Pekanbaru dan mengetahui faktor penghambatnya. Penelitian ini menggunakan pendekatan metode penelitian deskriptif kualitatif. Data primer diperoleh langsung melalui wawancara dari key informan, yaitu Kepala BKPSDM, Sekretaris BKPSDM dan Pegawai BKPSDM. Data sekunder diperoleh dari dokumen penelitian. Analisis data melalui tahap-tahap, mulai dari pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Efektivitas Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru dipengaruhi oleh input, proses dan output. Unsur teknologi informasi tidak dapat dilepaskan dalam kaitannya dengan pelaksanaan SIMPEG. Sinergi antara teknologi dan pelaksanaannya oleh pegawai dapat dilihat dari pelaksanaan prosedur dan proses alur kerja sistem yang meliputi sub sistem input, sub sistem proses dan sub sistem output.

 

3.    Teori/ Konsep yang Digunakan dalam Penelitian :

Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dankapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Dasar hukum Standar Operasional Prosedur pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru :

1.    Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038).

2.    Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025.

3.    Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

Pelayanan yang diberikan pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru berdasarkan Standar Operasional Prosedur dan umumnya sebelumnya dijelaskan kualifikasi pelaksana, peralatan/perlengkapan serta pencatatan dan pendataan.

Berikut ini dapat dilihat pada diuraikan sebagai berikut:

1. Kualifikasi Pelaksana

a)      Memahami Tupoksi

b)      Mengetahui Aturan Perundang-Undangan Kepegawaian

c)      Mampu Melakukan Administrasi Surat

d)     Mampu Mengoperasikan Komputer

2. Peralatan/Perlengkapan

a)      Surat Masuk

b)      Lembar Disposisi

c)      Database Kepegawaian

d)     Komputer dan Printer

3. Pencatatan dan Pendataan

a)      Buku Agenda Surat Masuk, Surat Keluar

b)      Arsip Disimpan dalam bentuk Hard Copy dan Soft Copy

 

4.    Metode Penelitian :

Penelitian yang dilakukan dengan pendekatan deskriptif kualitatif. Informan penelitian adalah 1). Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Sekretaris Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, 2). Beberapa pegawai pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, dan 3). Beberapa pegawai dari instansi lainnya. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan Model interaktif mulai dari pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

 

5.    Hasil Penelitian :

Hasil penelitian mengenai sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia diperoleh temuan bahwa unsur teknologi informasi tidak dapat dilepaskan dalam kaitannya dengan pelaksanaan sistem. Sinergi antara teknologi dan pelaksanaannya oleh pegawai dapat dilihat dari pelaksanaan prosedur dan proses alur kerja sistem yang meliputi sub sistem input, sub sistem proses dan sub sistem output. Dari hasil penelitian mengenai Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, maka secara garis besar dilihat dari :

1.    Sistem Input (Data Masukan) Input merupakan data yang akan di masukkan ke dalam sistem informasi agar dapat diproses menjadi output. Biasanya input merupakan kegiatan memasukkan berkas sebagai entry data seperti merekam dan mengedit. Pemakai biasanya mengentry data langsung ke sistem atau merekam data dari kertas berkas. Efektivitas komputerisasi administrasi kepegawaian akan bergantung kepada upaya standarisasi formulir isian yang sesuai dengan sistem penyimpanan dalam perangkat keras komputer (Kumorotomo dan S.A Margono, 2011).

2.    Sistem Proses Ketika persyaratan output dan input telah terbangun, selanjutnya perlu untuk mengakses keterlibatan ujian pemrosesan. Penentuan ini akan menyediakan :

a.       Basis Data (Database)

a.Pengolahan data yang dibutuhkan adalah pengolahan data yang spesifik dengan melewati basis data. Pada gilirannya akan mengacu pada sistem software dan komputer hardware yang paling efektif memperoleh output kepada pengguna yang mereka butuhkan. Data yang terkomputerisasi akan lebih sistematis tetapi menuntut para pengisi data untuk cermat mengisi kode-kode yang akan dimasukkan ke terminal data entry (Kumorotomo dan S. A Margono, 2011).

b.      Perangkat Lunak (Software)

Menurut Raymond McLeod (2009) perangkat lunak (software) digunakan untuk menggambarkan satu atau beberapa program dan melaksanakan tugas-tugas dasar tertentu yang diperlukan oleh semua pemakai komputer. Karena itu dalam banyak kepustakaan dalam SIM, perangkat lunak disamakan dengan bahasa pemrograman (programming language).

c.       Perangkat Keras (Hardware)

c.Perangkat keras mencakup peranti-peranti fisik yang merupakan elemen dari sistem komputer, suatu alat yang bisa dilihat dan diraba secara langsung, yang mendukung proses komputerisasi, seperti perangkat masukan, perangkat pemroses, maupun perangkat keluaran.

3.      Sistem Output

Output merupakan hasil dari pengolahan data yang telah diproses. Bentuk yang ada pada output mengacu pada bentuk yangdihadirkan kepada pengguna. Kemajuan dan kecanggihan teknologi pada era komunikasi ini membawa konsekuensi dilakukannya proses pengolahan data dilakukannya pengolahan data secara cepat dan efisien dengan kemungkinan menampilkan output informasi yang sangat bervariasi (Kumorotomo dan S.A. Margono, 2011).

 

6.    Pembahasan Penelitian :

Pembangunan Aplikasi Sistem Informasi Menajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang berbasis web secara umum digunakan untuk mengaplikasikan pelayanan pendataan data pegawai melalui sistem informasi berbasis komputer dan menciptakan sistem penyimpanan data pegawai yang efektif, efisien, akurat serta akuntabel serta untuk melakukan percepatan penyebaran informasi ke seluruh instansi.

Diharapkan dengan terciptanya Sistem Informasi Menajemen Kepegawaian dapat membantu segenap Pegawai Negeri Sipil dalam pelaksanaan pekerjaan dan pejabat dalam membuat kebijakan. Pembangunan Sistem Informasi Menajemen Kepegawaian di lingkungan Pemerintahan agar mendapat dukungan dan partisipasi aktif dari semua pihak untuk dapat menciptakan sebuah sistem informasi yang lebih baik.

 

7.    Kesimpulan Penelitian :

Hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa efektifitas Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia dipengaruhi oleh input, proses dan output. Terdapat adanya SOP yang jelas untuk mengatur implementasi SIMPEG di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia dan dengan adanya dukungan dari SDM serta terjalinnya kerjasama yang baik dengan SKPD dalam hal pelaporan data kepegawaian secara rutin dan berkala.

Hambatan yang terjadi saat penerapan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia antara lain masih belum adanya standar khusus bagi pegawai yang menangani SIMPEG baik di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia maupun pada lingkunganSKPD.

 

8.    Kekurangan/ Kelemahan Penelitian :

Hambatan yang terjadi saat penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru antara lain masih belum adanya standar khsusus bagi pegawai yang menangani SIMPEG baik di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia maupun pada lingkungan SKPD. Dalam hal reformasi manajemen kepegawaian sebenarnya Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia memiliki potensi untuk mengembangkan SIMPEG yang menjadi semakin baik. 

Berikut ini diuraikan hambatan masing-masing berdasarkan indikator penelitian :

1)      Input

Pembaruan data pegawai di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru juga mengalami kendala karena masih kurangnya jumlah SDM yang menduduki posisi pengelola data. Idealnya, pengelola data dalam aplikasi SIMPEG di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru berjumlah empat orang, tetapi pada kenyataannya saat ini hanya dua orang dengan tugas sebagai pengelola data terkait pengelolaan data pegawai dalam aplikasi SIMPEG di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru.

2)      Proses

Secara umum, hasil penelitian di lapangan menunjukkan bahwa aplikasi SIMPEG di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru ternyata kurang efektif jika dilihat dari aspek pembaruan (up date) data kepegawaian yang sering mengalami masalah keterlambatan. Mengenai rendahnya tingkat efektivitas ini, Kepala Subbidang Data dan nformasi (SIMPEG) menyatakan: Pelaksanaan manajemen kepegawaian melalui aplikasi SIMPEG di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru memang kurang efektif akibat ada kendala, yaitu sering terlambat dalam menginput data. Aturannya, mereka mengirim laporan pada setiap bulannya di BKPSDM. Namun, ada saja yang telat mengirim, sehingga operator di BKPSDM tidak dapat memperbarui data aktual seperti yang ada di SKPD.  Dilihat dari aspek ketepatan waktu, pembaruan input data pegawai terkait pengelolaan data pegawai dalam aplikasi SIMPEG di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia sering mengalami kendala. Proses pembaruan data yang akurat tentu dibutuhkan karena sangat besar terasa dampaknya apabila pembaruan data mengalami keterlambatan.

3)      Output.

3)Efektifitas Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) pada di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia dapat diwujudkan dengan adanya SOP yang jelas untuk mengatur implementasi SIMPEG di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru lalu dengan adanya dukungan dari SDM serta terjalinnya kerjasama yang baik antara Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia dan SKPD dalam hal pelaporan data kepegawaian secara rutin dan berkala yang ada di wilayah Kota Pekanbaru.